Bagian-bagian Surat

a.       Kepala surat

Kepala surat di tempatkan pada bagian paling atas. Bagian yang terdapat pada kepala surat; nama kantor/jawatan/perusahaan, dan sebagainya, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos (jika ada), nama alamat kawat (jika ada), dan faksimile (jika ada). Kepala surat merupakan bagian yang terpenting karena identitas pengirim surat.

b.      Tanggal surat

Ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan mengenai tanggal surat ini. Tanggal surat diketik sebelah kiri atas, nama tempat tidak perlu dicantumkan karena sudah tercantum pada kepala surat, kecuali surat yang tidak memiliki kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat harus ditulis dengan huruf secara lengkap dan tahun juga harus dituliskan secara lengkap, tidak boleh dua angka terakhir saja. Tidak hanya itu, tanggal surat juga tidak boleh dibubuhi tanda titik di belakangnya. Tanggal surat harus dituliskan saat ingin mengirim surat karena menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu dibuat.

c.       Nomor surat

Penempatan nomor surat diketik selurus dengan tanggal surat. Beberapa hal yang harus ada dalam nomor surat, yaitu nomor urut surat yang dikirim, kode, dan tahun.

d.      Lampiran (lamp.)

Lampiran surat menunjukkan penjelasan tambahan dari isi surat karena melampirkan berarti menyertakan sesuatu. Apabila terdapat beberapa helai yang akan dilampirkan, jumlah lampiran tersebut dituliskan dengan huruf, bukan angka. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dituliskan.  

e.       Hal/perihal

Bagian ini menunjukkan secara ringkas isi yang ingin disampaikan dari surat tersebut sehingga pembaca dapat dengan cepat menangkap maksud yang ingin disampaikan melalui surat tersebut. Nomor surat, lampiran surat, dan hal/perihal dituliskan secara berderet.

f.       Alamat surat

Alamat surat terbagi atas dua bagian:

1)  Alamat dalam yaitu alamat yang tercantum pada helai surat. Ada beberapa ketentuan berkaitan dengan alamat surat bagian dalam ini:

a)     Nama orang atau nama jabatan

Yang harus diperhatikan dalam penulisan nama orang/jabatan yaitu, nama orang/jabatan pada huruf awal ditulis dengan huruf kapital, ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat atau diubah ejaannya. Di depan nama orang/jabatan dituliskan dengan ungkapan yang terhormat (disingkat Yth.). kata kepada tidak perlu dituliskan sebab tanpa kepada sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan. Kata sapaan Saudara (Sdr.), Bapak, atau Ibu digunakan di depan nama orang, tetapi kata sapaan itu tidak perlu dituliskan jika diikuti nama jabatan (Rektor, Dekan, Kepala, Direktur, dsb.). Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, dapat dipakai sebutan kepala atau pemimpin (bukan pimpinan).

b)     Nama jalan dan nomor rumah/gedung

Nama jalan tidak boleh disingkat, melainkan ditulis lengkap.

c)      Nama kota

Nama kota dituliskan secara langsung, tidak di dahului kata depan di, hanya huruf awal yang ditulis dengan huruf kapital, bukan keseluruhan, dan tidak menggunakan tanda baca pada akhir.

2)    Alamat luar yaitu alamat yang dituliskan pada amplop surat. Adapun bagian-bagiannya adalah:

a)    Nama orang/jabatan

b)    Nama instansi

c)   Nama jalan/gang/nomor rumah bangunan

d)    Nama kota dan nomor kode pos

g.      Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat kepada pembaca. Salam pembuka yang biasa digunakan ialah Dengan hormat, (tidak disingkat), sedangkan salam pembuka Assalamualaikum W. W. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam. Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,).

h.      Isi surat

Isi surat merupakan tubuh surat, yang terkadang terdiri dari tiga bagian yaitu: pembukaan yang berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat, isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang ingin disampaikan kepada pembaca, dan penutup surat yang merupakan kesimpulan sebagai kunci isi surat yang juga berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat dan situlis secara singkat dan jelas. Tubuh surat juga biasa terdiri atas dua bagian, yaitu bagian pembuka dan isi yang sesungguhnya digabungkan.

i.        Salam penutup

Bagian terpenting dari salam penutup ini, terdiri atas:

1)      Nama jabatan (Rektor, Dekan, Kepala, Direktur, dsb.)

2)      Tanda tangan

3)      Nama terang

4)      NIP

Cap tanda tangan digunakan apabila surat tersebut dibuat dalam jumlah banyak. Cap tanda tangan tidak boleh digunakan untuk pembubuhan tanda tangan yang sifatnya penting atau berharga.

j.  Tembusan

Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan perlu diketahui oleh pihak lain yang memiliki       hubungan.Tembusan ini dituliskan selurus dengan nomor, lampiran, dan hal/perihal. Nomor terakhir tembusan tidak perlu dituliskan Arsip/Pertinggal sebab setiap kali mengetik surat pasti ada yang tinggal dan itulah yang menjadi arsip. Tujuan tembusan langsung dituliskan tidak bertele-tele dan disusun berdasarkan urutan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.

Soedjito & Solchan Tw. 2014. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung. Remaja   Rosdakarya. 

Tulisan ini merupakan bagian yang saya ajukan dalam pembentukan Perpustakaan Awardee LPDP untuk kelengkapan Pokja Data dan Administrasi tentang surat-menyurat.